Cuando hablamos de mejorar los correos electrónicos solemos hablar del cuerpo del texto. Como hemos aprendido, éste debe ser claro en su propósito, fácil de responder e idealmente no ser más largo de cinco oraciones.
Pero enfocarte en el cuerpo del texto te distrae de lo que te hace acceder al correo: el asunto.
Thanh Pham, escritor de Asian Efficiency, nos enseña una lista de las mejores costumbres para crear un buen asunto para un correo.
1. Piensa en la búsqueda antes de enviar
Luego que una persona lee tu correo y se familiarice con su contenido, ¿cómo se acordará de todo el lector? No puedes esperar que se memoricen todo el contenido, pero puedes esperar a que lo busquen.
Lo cual hace que tener palabras clave en tu asunto sea una táctica inteligente. De la misma manera que las páginas optimizan información para ser encontrada fácilmente en búsquedas en línea un correo puede tener un poco de optimización de búsqueda.
De esta manera podrías convertir tu bandeja de entrada en una base de datos.
Unos ejemplos:
Mal: Cena
Bien: Cena en casa de Paulina.
Mal: Reporte
Bien: Reporte de ingresos
2. Que sea sencillo para tomar acciones
Como todos sabemos por las investigaciones de cómo formar hábitos productivos, lo más específico que seamos con tareas, más fácil será llevarlas a cabo. Por ejemplo: “come ensalada tres veces a la semana” es mucho más directo que decir “come sano.”
Si implementamos esto en el asunto de nuestros correos podremos lograr que las tareas se cumplan con más velocidad y eficacia–en teoría.
Ejemplos:
Mal: Reporte de agosto
Bien: Revisar reporte de agosto para junta el lunes
3. Prefijos, acrónimos y abreviaciones
Éstos pueden ser muy útiles para todos los que entiendan el mensaje que se transmite.
Aquí hay tres casos de estos:
Urgente: usa esto en el asunto del correo para correos que tienen que ser leídos y/o respondido inmediatamente. Pero cuidado con el uso excesivo de este prefijo, su abuso puede hacer que tus correos pierdan esa calidad de urgencia de esta forma.
FDM: los correos en muchos casos terminan siendo como mensajes de texto, llenando tu bandeja de entrada con varias conversaciones. Es mejor que le facilites las cosas a quien vaya a leer tus correos al dar alguna indicación de que ya no habrá más que decir al respecto agregando FDM (fin de mensaje) al final de tus correos.
NNR: (No es necesario responder) cuando no esperas que te respondan un correo es bueno que lo dejes claro. Por ejemplo, si se te hace tarde para llegar a una junta, sólo manda un correo con el asunto diciendo “Voy 15 minutos tarde, empiecen sin mi. NNR”
Publicado por Othón Vélez O’Brien.